Procédure

Les étapes de la démarche

De l’inscription de l’entreprise à l’obtention du permis de travail, la démarche varie selon le secteur d’activité et l’autorité compétente. Découvrez les principales étapes, les systèmes applicables et les exigences à prendre en compte pour préparer et suivre une demande d’expatriation en Malaisie.

Remarque : Les informations fournies sont de nature générale. Les procédures, documents requis, délais de traitement et critères d’éligibilité peuvent évoluer en fonction des exigences du Département de l’Immigration de Malaisie, de l’Expatriate Services Division (ESD), du Malaysia Expatriate Services Centre (MYXpats), de la Malaysian Investment Development Authority (MIDA), du Department of Labour Peninsular Malaysia (JTKSM), de PERKESO et des autres autorités compétentes.

La procédure applicable dépend du secteur de l’entreprise et de l’autorité compétente. Les entreprises relevant du circuit ESD/MYXpats utilisent ESD Online, tandis que les entreprises relevant de la MIDA utilisent le MIDA Expatriate System (MES) via InvestMalaysia/Xpats Gateway. D’autres secteurs désignés peuvent utiliser des systèmes distincts, notamment MDEC/eXpats ou IRDA/XPATNOVA.

Les délais de traitement indiqués correspondent aux délais officiels et s’appliquent généralement lorsque les demandes et les documents sont complets. Des vérifications, demandes de précisions ou inspections supplémentaires peuvent prolonger le traitement.

Pour les nouvelles demandes de permis de travail (Employment Pass), les entreprises doivent également tenir compte des exigences applicables au titre de la Section 60K, de MYFutureJobs et, le cas échéant, de la Support Letter. Les nouveaux seuils de salaire pour l’Employment Pass s’appliquent depuis le 1er juin 2026.

Pour toute demande concernant l’Employment Pass, le Dependant Pass, le Professional Visit Pass, le Residence Pass-Talent, le transfert de visa ou toute autre question relative aux expatriés, veuillez contacter Christelle.

Etape

Approbation, endossement et ePASS

Une fois la demande approuvée, l’entreprise doit effectuer la procédure d’endossement applicable.

ESD/MYXpats
L’entreprise effectue la procédure d’endossement via ESD Online et suit la procédure ePASS applicable. Lorsque cela est requis, l’expatrié doit obtenir le visa/VDR approprié avant d’entrer en Malaisie.

Lorsque cela est applicable, les candidats éligibles peuvent utiliser l’Expatriate Satellite Centre (ESC) à KLIA pour effectuer l’endossement.

MIDA/MES
Les demandes MIDA suivent la procédure d’endossement et d’ePASS du MES/de l’Immigration Unit de la MIDA. Les entreprises doivent suivre les instructions affichées dans le MES et ne doivent pas supposer que la procédure d’endossement ESD/MYXpats s’applique.

Etape

Soumission des demandes

Une fois toutes les conditions préalables remplies, l’entreprise soumet la demande via le système applicable.

ESD/MYXpats
Les demandes d’EP et de PVP sont soumises par l’entreprise qui parraine l’expatrié via ESD Online. Le délai de traitement actuel d’une demande d’EP est de 5 jours ouvrables pour les dossiers complets.

MIDA/MES
Les demandes relevant de la MIDA concernant les EP, PVP, EP Foreign Graduate et Dependant Pass sont soumises via MES par l’intermédiaire d’InvestMalaysia/Xpats Gateway. ESD Online n’est plus accepté pour les nouvelles demandes relevant de la MIDA depuis le 1er juin 2026.

Les autorités peuvent demander des documents supplémentaires ou des précisions au cours de l’examen du dossier.

Etape

Préparation de la demande d’expatriation

Avant de soumettre une nouvelle demande d’Employment Pass (EP) ou de Professional Visit Pass (PVP), l’entreprise doit avoir rempli toutes les conditions préalables applicables, qui peuvent notamment comprendre :
○ Projection concernant l’emploi d’expatriés, le cas échéant
○ Approbation du JTKSM au titre de la Section 60K, le cas échéant
○ Accusé de réception/exemption MYFutureJobs, le cas échéant
○ Support Letter, le cas échéant
○ Approbation du poste d’expatrié par la MIDA, le cas échéant
○ Autres autorisations propres au secteur

Depuis le 1er juillet 2025, les procédures applicables du JTKSM, de MYFutureJobs et relatives aux Support Letters sont facilitées par l’intermédiaire de Xpats Gateway.

Exigences salariales de l’Employment Pass

Pour les demandes d’EP soumises à compter du 1er juin 2026 :
○ Catégorie I : RM20 000 et plus
○ Catégorie II : RM10 000–RM19 999
○ Catégorie III : RM5 000–RM9 999

Le seuil est calculé sur la base du salaire de base, à l’exclusion des allocations, primes et autres rémunérations non fixes.

Le nouveau cadre prévoit des durées maximales d’emploi pouvant aller jusqu’à 10 ans pour les catégories I et II et 5 ans pour la catégorie III. L’obligation relative au plan de succession pour les catégories II et III prendra effet au 1er janvier 2027.

Pour certains postes admissibles dans les secteurs de la fabrication et des services liés à la fabrication, le salaire minimum applicable à l’EP III peut être de RM 7 000, sous réserve des exigences applicables.

Etape

Approbation et Company Activation / MES

Pour les entreprises ESD, une fois l’inscription approuvée, l’entreprise doit effectuer la Company Activation, notamment la procédure relative à la Letter of Undertaking (LoU), avant de pouvoir soumettre des demandes concernant les expatriés.

Pour les entreprises MIDA, les procédures correspondantes concernant l’entreprise et les postes d’expatriés sont effectuées via MES/InvestMalaysia. Depuis le 1er juin 2026, les demandes relevant de la MIDA doivent être soumises via le MES.

Etape

Examen de l’inscription et de l’éligibilité de l’entreprise

Pour les entreprises ESD, les autorités de l’Immigration examinent le dossier d’inscription et peuvent demander des documents supplémentaires, effectuer des vérifications ou procéder à une inspection si nécessaire.

Le délai de traitement actuel est de 14 jours ouvrables pour les dossiers complets.

Pour les entreprises MIDA, l’éligibilité et les demandes sont examinées conformément au cadre MIDA/MES et non dans le cadre de la procédure d’inscription des entreprises auprès de l’ESD.

Etape

Inscription de l’entreprise dans le système applicable

Entreprises ESD
L’entreprise doit effectuer son inscription auprès de l’ESD et fournir les informations et documents requis.

Informations à compléter
○ Coordonnées et activité de l’entreprise
○ Informations concernant les Administrateurs et Actionnaires
○ Coordonnées et informations financières
○ Projection annuelle concernant l’emploi d’expatriés
○ Autres informations requises par ESD Online

Documents à télécharger
○ Copies de la MyKad ou du passeport des Administrateurs
○ Profil de l’entreprise et informations e-SSM
○ Dernière facture téléphonique de l’entreprise
○ Contrat de location/S&P
○ Derniers états financiers
○ Permis de l’autorité locale, le cas échéant
○ Autres permis d’exploitation et documents justificatifs

Éligibilité et délai de traitement ESD
Les critères d’éligibilité actuels de l’ESD comprennent des exigences de capital social libéré de RM250 000 pour les entreprises détenues à 100 % par des Malaisiens, RM350 000 pour les joint-ventures, RM500 000 pour les entreprises détenues à 100 % par des étrangers et RM1 million pour les entreprises WRT détenues par des étrangers, sous réserve des exigences applicables.

Le délai de traitement actuel pour l’inscription de l’entreprise auprès de l’ESD est de 14 jours ouvrables, à condition que les documents requis soient complets et en ordre.

Entreprises MIDA
Les entreprises relevant de la MIDA suivent le MES, et non la procédure d’inscription ordinaire auprès de l’ESD. L’entreprise doit disposer de l’approbation ou du statut MIDA applicable à son activité et accéder au MES via InvestMalaysia/Xpats Gateway.

Etape

Détermination du circuit applicable et création du compte de l’entreprise

L’entreprise doit tout d’abord déterminer quel système de demande d’expatriation est applicable.

Pour les entreprises relevant de l’ESD/MYXpats, l’entreprise doit créer et activer un compte ESD Online avant de procéder à son inscription auprès de l’ESD.

Pour les entreprises relevant de la MIDA, le MES est la plateforme applicable depuis le 1er juin 2026. Les demandes sont soumises via Xpats Gateway en utilisant les identifiants InvestMalaysia de l’entreprise. ESD Online n’est plus accepté pour les demandes relevant de la MIDA.

D’autres secteurs désignés peuvent utiliser leurs propres systèmes.

ESD

Système d’enregistrement en ligne de l’Expatriate Services Division

L’Expatriate Services Division (ESD) met à disposition ESD Online afin de permettre aux entreprises relevant du circuit ESD/MYXpats de s’enregistrer et de gérer leurs demandes concernant les expatriés.

ESD Online ne doit pas être considéré comme la plateforme universelle pour tous les employeurs en Malaisie. Les entreprises relevant de la MIDA utilisent le MES via InvestMalaysia/Xpats Gateway, tandis que d’autres secteurs désignés peuvent utiliser des systèmes tels que MDEC/eXpats ou IRDA/XPATNOVA.

Pour les entreprises ESD, les informations concernant l’entreprise et les documents justificatifs sont principalement fournis lors de l’inscription de l’entreprise, bien que les autorités de l’Immigration/MYXpats puissent demander des documents supplémentaires ou actualisés.

L’entreprise doit également maintenir sa projection annuelle concernant l’emploi d’expatriés, le cas échéant. L’approbation d’une projection ne constitue pas une approbation des demandes individuelles d’EP/PVP ; chaque demande est examinée séparément.

Pour les nouvelles demandes d’EP/PVP concernées, les procédures relatives à la Section 60K du JTKSM, à MYFutureJobs et aux Support Letters peuvent être effectuées via Xpats Gateway.

Les entreprises doivent toujours consulter les instructions ESD Online, les FAQ Xpats Gateway, les directives MIDA MES et les annonces officielles de l’Immigration/MYXpats/MIDA les plus récentes avant de soumettre une demande, car les procédures et exigences peuvent évoluer.

Principales distinctions actuelles

ESD/MYXpats
○ Inscription et activation de l’entreprise auprès de l’ESD
○ Demandes via ESD Online
○ Traitement des EP : 5 jours ouvrables pour les dossiers complets
○ Inscription de l’entreprise : 14 jours ouvrables

MIDA/MES
○ Fabrication et services sélectionnés relevant de la MIDA
○ MES via InvestMalaysia/Xpats Gateway
○ Circuit MIDA obligatoire depuis le 1er juin 2026
○ ESD Online n’est plus accepté pour les demandes relevant de la MIDA

Autres circuits désignés
○ MDEC/eXpats, IRDA/XPATNOVA et d’autres systèmes propres aux autorités compétentes peuvent s’appliquer selon l’employeur et le secteur.

Votre contact

Christelle DIDESCH
Directrice des services de soutien aux entreprises
Service d'immigration et de traduction

Envoyer un e-mail